打工人如何应付 PPT

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May 31, 2022
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Software
教程
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不管做 PPT 是因为什么,总之希望同为打工人的你我一切顺利!🤗
不管是忽悠客户还是述职晋升,只要从事的工作需要和电脑打交道,就大概率逃不过偶尔做个 PPT 的命运。今年上半年我参加了公司的晋升答辩,自然也要做个 PPT,时间紧任务重,制作这个 PPT 几乎穷尽了我从大学开始积累的全部 PPT 经验。今天斗胆整理出来,希望能对同样可能面对 PPT 的你带来一些帮助。
本文并不旨在传授技巧,而是希望用一种流程化的方法论帮助打工人应付突如其来的 PPT 工作,Powerpoint 大牛或者天天画架构图的高 P 请自行绕道。

1. 明确目标,做「够用」的 PPT

何为目标?目标就是要结合你自身的时间、精力、资源甚至是对 Powerpoint 这个软件的掌握程度等各种客观因素,明确未来的 PPT 到底要做成什么水平。
如果 PPT 用来毕业、晋升,那你可能真的需要在近期提高制作 PPT 这件事的优先级,倾注更多精力;而如果你是个大学讲师,那就无所谓了,随便找点课本上的文字填满屏幕就完事了(逃
因此我提倡要做「够用」的 PPT。何为「够用」?有一个经典案例是,门锁不需要太贵,看起来比邻居的安全就够了。同理,我们也需要尽可能找准投入成本和最终效果之间的甜点,毕竟大部分 PPT 都伴随着竞争,尝试比“友军”优秀一些就可以了。

2. 编写内容大纲,确定 PPT 结构

不管是用思维导图、Markdown 还是纸笔,总之请务必提前明确自己的内容大纲。这是所有步骤里最重要的一步!这个大纲决定了你前进的方向,如果有条件,尽可能在大纲编写完毕后与你的上级沟通,让他帮助你校准航线。至于 PPT?无非是把大纲上的二维内容在 Powerpoint 里加上 Z 轴翻译一遍而已。
我个人习惯使用思维导图编写大纲。每个一级节点就是 PPT 里的每一节,而每个节点都是一个页面,非常清晰。
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3. 明确 PPT 风格

风格是一个很玄学的词,包括样式、色彩、布局等诸多方面。我们需要根据 PPT 的应用场景灵活调整,比如面向企业客户和小学生当然得是两种风格。
很多小伙伴可能会说:网上那么多模板网站,我直接下载个顺眼的改吧改吧,岂不美哉?NONONO,我极度不建议你直接拿来主义。或许很多模板都会让你眼前一亮,但大部分场景下它们预设的条条框框与你的内容相差甚远,强行套用只会让 PPT 四不像。
因此,我建议你可以对网上的模板进行一定的参考,但最终一定要经过自己的设计。那,参考什么呢?
颜色。不管是穿衣搭配、软件开发,还是 PPT,你都应该避免视界里同时出现太多种颜色,我个人推荐遵循主色、副色、点缀色的搭配原则。除了现成的模板,你也可以去一些专门的设计和配色网站找找灵感,比如 ColorHunt
背景色。如果拿不准,纯白就好啦。另外,谨慎使用暗色背景色,不是说暗色背景不好看,而是鉴于还有很多公司仍还在使用亮度严重不足的投影仪,暗色背景色可能投出来就啥都看不见了🌚
字体。字体真的非常重要,尤其是 Windows 平台用户,默认的等线字体简直了。。。但选用字体前请务必注意未来播放 PPT 的是否是自己的电脑,假如你使用 Windows 10 制作 PPT,而教室里的电脑还运行着 Windows 7,那选用花哨字体时就要格外小心。
布局。根据自己的内容选定大致的页面布局,比如标题放在左上角还是右下角?如果页面里有很多图片是叠放还是平铺等等。越简单的布局自然越省时间。
页面元素。商务风可以尝试多使用菱角分明的矩形、三角形,而轻松俏皮风则可以多实用圆角矩形、圆形。切勿看到某个眼前一亮的效果就想强行塞进自己的 PPT 里,一定要考虑整体气质。
PPT 模板网站多如牛毛,这里推荐两个我常用的:
  • 可画。专业的模板网站,不止有 PPT 模板,海报、插画、简历… 应有尽有,且质量颇高。
  • Office Plus。微软官方推出的 Office 模板网站,质量也不错,胜在免费。
这一步结束后,你应该在心中有一个非常模糊的 PPT 的样子了,那么下一步我们就来实现这些臆想。

4. 绘制组件

如果你看过一些网上的模板,会发现很多看起来高大上的 PPT 反而没有很复杂的元素,只是运用了点线面等基本元素的花式组合。我们又何尝不可呢?首先我们可以新建几页空白 PPT 专门用来存放这些组件,需要的时候从这几页复制即可。
问题是,我们应该绘制哪些组件呢?
色块和内容块。色块绝对是 PPT 里最重要的元素之一,既可以容纳内容,又可以切割版面,让页面更加规整。B 站 UP 主「旁门左道PPT」播放量最高的视频「同事这张看着就贵的PPT,原来都是学了这一招!」就讲解了色块的妙用,可以参考。
根据上一步选定的颜色,我们可以绘制出最基础的色块,比如下图最左侧的三个色块就是我选定的主色、副色和点缀色(好利来配色),当然还可以结合渐变、边框、透明度等各种技巧得到更多样的选择。
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我们可以任意拉伸、组合这些色块,像搭积木一样「拼」出一个个页面。
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甚至是技术架构图也可以通过这些基础色块轻松实现。
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小标题。通常放置在页面左上角,用来突出当前页在说什么。一个小技巧:可以从已经定好位置的页面复制小标题,再修改内容,这样标题的位置永远都是固定的。
页面点缀元素。专门用来让页面更多美观的元素,可能几个简单的圆形和三角形有效提升页面的生气。
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目录页。既可以用来凑页数,也可以把 PPT 明确分成几个小节。关于目录页可以多发挥一些想象力,尤其是内容死板的 PPT,可以通过目录页有效提升观感。
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5. 填充内容,突出重点

好了,终于到了传统意义上「做 PPT」这一步了。然而你会发现,我们已经完成了所有的基建工作,此时大纲无坑,组件丰富,无论是加页还是修改都像拼乐高一样简单,岂能不事半功倍?
唯有一点需要强调,每一页的文字不要太多,务必突出重点!即使文字不得不多,也请用标题、加粗、加大、高亮等技巧强调内容。

6. 编写草稿,串词,练习

大部分 PPT 还是需要自己亲力亲为去讲的,而讲这一步更考验演讲功底。毕竟 PPT 再好看讲不出来也白搭,而希特勒演讲时甚至不用 PPT 也能忽悠那么多人(逃
因此我们最好还是打个简单的草稿,既可以是一篇单独的小作文,也可以写在每页 PPT 的备注里。对于某些重点,「把字句」和「被字句」表达出来的感觉可能并不一样,最好是从多种句式结构里找出最精准、最合适的一种。
请注意,我主张打草稿只是为了前期加深对 PPT 的印象,以及串词时更加通顺,演讲时我则更鼓励脱稿。用最近比较时髦的词来讲,应该叫“应脱尽脱”。我也自行划分了几个脱稿等级:
  • 完全脱稿。把自己当成神采飞扬的大演说家!该严肃时严肃,该俏皮时俏皮,该有肢体动作时就打套浑元形意太极拳。这一级不仅要把稿子背熟,还要严格把控时间和各种意外情况,需要付出不亚于前面 5 个步骤的努力
  • 大纲式脱稿。可以在 PPT 备注栏里用寥寥数字记下本页 PPT 的结构和讲解流程,讲解时则根据自己的理解组织语言,保证没有遗漏即可。这一级同样需要进行一定准备,但相比完全脱稿则要简单得多
  • 备注式脱稿。把每一页要讲的内容完全记录在备注里,到时候照着读
  • 大学老师式脱稿。每一页都写满内容照着读,催眠效果强,失眠症患者用了都说好
其次就是练习。对于一些有演讲时长限制的场景,最好完全模拟几遍以把握时长,并对稿子进行微调,这往往是个需要反复进行的过程。
如果怯场比较严重,那就更需要模拟演讲,所谓菜就多练练。千万不要不好意思,最好拉着自己的好友作为南瓜🎃来场「有实物表演」。最后,不管是好友还是正式场合听你讲的人,他们再凶又怎样?也不能吃了你对吧,所以没什么好怕的。

尾巴

不管做 PPT 是因为什么,总之希望同为打工人的你我一切顺利!🤗

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